Digitale Einverständniserklärung mit sublimd im Gesundheitszentrum Fricktal (GZF)

In dieser Case Study wird beschrieben, wie das GZF den Patientenaufklärungsprozess in der Radiologie mit sublimd automatisiert hat und dadurch die Effizienz und Ressourcenauslastung messbar steigern konnte.

Herausforderung

Viele radiologische Einrichtungen stehen vor ähnlichen organisatorischen und administrativen Herausforderungen. Die Terminverwaltung ist häufig durch papierbasierte, manuelle Prozesse geprägt: Patienteninformationen, Gesundheitsfragebogen und Einverständniserklärungen werden zusammengestellt, in gedruckter Form verteilt, anschliessend wieder gescannt und in der digitalen Patientenakte abgelegt. Diese Abläufe verursachen einen hohen Aufwand und binden wertvolle Personalressourcen. Dazu kommen Kosten und ein unnötiger Ressourcenverbrauch für den Druck und Versand der Unterlagen.

Ein weiteres verbreitetes Problem sind sogenannte No-shows: Patientinnen und Patienten, die trotz vereinbartem Termin nicht zur Untersuchung erscheinen. Solche Ausfälle bedeuten ungenutzte Gerätekapazitäten, Leerlaufzeiten für das Fachpersonal und entsprechende finanzielle Einbussen.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, startete das GZF gemeinsam mit der Software Plattform von sublimd eine zweimonatige Pilotphase. Ziel war es, die administrativen Prozesse zu vereinfachen, das Personal zu entlasten und No-Shows zu reduzieren.

Lösung mit sublimd

Im Rahmen des Pilotprojekts hat das GZF zusammen mit sublimd einen komplett digitalen Prozess zur Patientenaufklärung vor MRI-Untersuchungen konzipiert und implementiert.

Patientinnen und Patienten erhalten vor ihrem Termin automatisch per E-Mail Zugang zu den digitalen Aufklärungsunterlagen. Den erforderlichen Gesundheitsfragebogen können sie bequem von zu Hause aus ausfüllen und elektronisch unterzeichnen. Kurz vor der Untersuchung erinnert eine SMS an den bevorstehenden Termin. So wird sichergestellt, dass Patientinnen und Patienten gut informiert sind und Termine seltener vergessen werden. Bei kurzfristigen Terminen oder wenn Patienten per E-Mail nicht erreicht werden können, kann die Patientenaufklärung auch vor Ort am Tablet durchgeführt werden.

Der gesamte Prozess läuft automatisiert ab: Die MRI-Termine werden mit sublimd synchronisiert, danach kümmert sich die Software um den Versand der Benachrichtigungen und allfällige Erinnerungen bei fehlenden Angaben. Nach Abschluss werden die unterzeichneten Einverständniserklärungen im entsprechenden Fall abgelegt.

Das Radiologie-Team behält jederzeit den Überblick über den Bearbeitungsstatus der Patientenaufklärungen. Deutet der Gesundheitsfragebogen auf mögliche Kontraindikationen hin, wird das Fachpersonal automatisch und frühzeitig informiert. So kann die Untersuchungsmodalität bei Bedarf und nach Rücksprache mit dem Patienten angepasst oder der Termin rechtzeitig storniert werden. Dadurch können freiwerdende Slots rasch neu vergeben und die Geräte optimal ausgelastet werden.

Ergebnisse des Pilotprojekts

In der zweimonatigen Pilotphase zeigten sich erfreuliche Ergebnisse: Durch den neuen digitalen Prozess liess sich die No-Show-Rate um 40 Prozent reduzieren, was sich unmittelbar in einer höheren Auslastung widerspiegelte.

Aufgrund der positiven Ergebnisse wurde die Lösung in den produktiven Betrieb überführt. Zudem prüft das GZF, den Einsatz auf weitere Fachbereiche auszuweiten.

Vorteile der digitalen Patientenaufklärung von sublimd

• Automatisierte Prozesse
  Vollständig digitaler Workflow von der Terminbenachrichtigung bis zur Archivierung der unterzeichneten Einverständniserklärung
• Flexible Aufklärung
  Digitale Patientenaufklärung in der Klinik oder bequem von zu Hause aus
• Intelligentes Monitoring
  Prozesstransparenz und frühzeitige Reaktion dank zentralem Dashboard und automatischen Benachrichtigungen an das Fachpersonal
• Reduktion von Terminausfällen (No-Shows)
  Vermeidung versäumter Termine und optimierte Geräteauslastung durch automatische Erinnerungen per E-Mail oder SMS
• Tiefe Integration
  Direkte Übertragung medizinischer Informationen ins KIS / PDMS (z. B. via HL7, FHIR) durch validierte und strukturierte Daten
• Universeller Einsatz
  Einsatz für Patientenaufklärungen in verschiedenen Fachbereichen wie z.B. Radiologie, Radio-Onkologie, Anästhesie und Chirurgie
• Sichere & patientenfreundliche Nutzung
  Höchste Datensicherheit mit Zwei-Faktor-Authentifizierung, sowie einfache Bedienung ohne App-Installation oder Benutzerkonto
• Corporate Design & Analytics
  Anpassbar an das Branding der Klinik und ausgestattet mit einem Modul zur Echtzeitauswertung von Prozessdaten

Fazit

Die Einführung der Clinic Suite am GZF zeigt, wie digitale Lösungen die Effizienz und Auslastung in der Radiologie steigern.