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PROMs- und PREMs-Erhebungen ohne Zusatzpersonal
Die Durchführung standardisierter Patientenbefragungen (PROMs und PREMs) ist für viele Kliniken eine Herausforderung: Aufwändige Prozesse, hoher Personalbedarf und manuelle Arbeitsschritte führen oft dazu, dass Projekte scheitern oder nie über die Planungsphase hinauskommen.
Die Software-Plattform von sublimd setzt anspruchsvolle PROMs- und PREMs-Projekte vollständig digital um. Vom Patienteneinschluss über die Fragebogenerhebung bis zur Auswertung läuft der gesamte Prozess automatisiert. Fälle und Termine kommen über HL7- oder FHIR-Schnittstellen aus dem KIS, die Ergebnisse gehen auf demselben Weg zurück.
Vom Pilotprojekt zur spitalweiten Erhebung: Eine PROMs-Lösung ist typischerweise innerhalb weniger Wochen produktiv. Weitere Kliniken und Fachbereiche lassen sich anschliessend ohne Zusatzaufwand für die ICT-Abteilung ergänzen.
Warum PROMs-Projekte scheitern
| Der lückenlose Einschluss geeigneter Patientinnen und Patienten ist ohne dedizierte Ressourcen kaum zuverlässig umsetzbar | |
| Patientenbenachrichtigung, Rücklaufkontrolle und Fallnachverfolgung verursachen hohen personellen Aufwand | |
| Die Aufbereitung und Visualisierung der erhobenen Daten für Berichte ist zeitintensiv | |
| Für weiterführende Auswertungen wie Benchmarking ist spezifisches statistisches Fachwissen erforderlich | |
| Die Übermittlung von Befragungsdaten an externe Register ist häufig mit zusätzlichem manuellem Aufwand verbunden | |
| Papierbasierte Erhebungen und die anschliessende Digitalisierung der Antworten binden erhebliche Personalressourcen | |
| Ergebnisse stehen nicht dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden, und müssen manuell ins KIS oder PDMS übertragen werden |
Was sind PROMs und PREMs?
PROMs (Patient-Reported Outcome Measures) erfassen, wie Patientinnen und Patienten ihren eigenen Gesundheitszustand einschätzen, etwa Schmerzen, Beweglichkeit oder Lebensqualität vor und nach einem Eingriff. PREMs (Patient-Reported Experience Measures) messen demgegenüber die Erfahrung mit der Behandlung selbst: Verständlichkeit der Informationen, Ablauf, Organisation und die Zeit, die für das Gespräch blieb. Ergänzend lassen sich CROMs (Clinician-Reported Outcome Measures) und Mitarbeitendenbefragungen in derselben Plattform erheben. Wie sich PROMs im Klinikalltag etablieren lassen, lesen Sie im Beitrag PROMs der Zukunft.
Beide Messgrössen sind für das Qualitätsmanagement und die Klinikleitung dann wertvoll, wenn sie vollständig, standardisiert und über die Zeit vergleichbar vorliegen. Genau daran scheitern PROMs-Projekte in der Praxis: Patientinnen und Patienten müssen zum richtigen Zeitpunkt identifiziert, erinnert und im Prozess nachverfolgt werden. Dieser Aufwand lässt sich ohne Automatisierung kaum dauerhaft stemmen.
So läuft eine PROMs- und PREMs-Erhebung mit sublimd ab
1. Patienten werden automatisch eingeschlossen
Alle relevanten Ereignisse kommen über eine HL7- oder FHIR-Schnittstelle aus dem Klinikinformationssystem, aus SAP IS-H oder aus der OP-Planung. sublimd React erkennt daraus die Patienten, die den definierten Kriterien entsprechen, etwa OP-Art, Terminart, Fallanlage, Eintritt, Austritt oder ICD-10- und CHOP-Codes. Parameter wie Operationsdatum, Fachbereich, Station, zuweisende Institution und Versicherungsklasse werden automatisch übernommen und stehen später als Filter in der Auswertung zur Verfügung. Erhebungen werden auch automatisiert beendet, etwa wenn ein Patient verstirbt.
2. Befragungszeitpunkte und Erinnerungen werden geplant
Das Ausgangsdatum, z.B. der Operationstag oder der Austritt, bestimmt die Befragungszeitpunkte. Üblich sind präoperative Erhebungen sowie Follow-ups nach sechs, zwölf und 24 Monaten; die Intervalle sind pro Klinik, Fragebogen und Eingriff frei definierbar und lassen sich auch Jahre nach dem Austritt planen. Erinnerungen werden nach einer festgelegten Zahl von Tagen und Versuchen ausgelöst. Wer nicht teilnehmen möchte, kann die Benachrichtigungen jederzeit abbestellen.
3. Patientinnen und Patienten antworten dort, wo es für sie passt
Die Einladung erfolgt per E-Mail über die Adresse des Spitals, per SMS, per QR-Code oder als Push-Notification über das Patientenportal der Klinik. Ausgefüllt wird im Browser auf Smartphone, Tablet oder Computer, ohne App-Installation und ohne Kontoerstellung. Der Zugang ist mit Zwei-Faktor-Authentifizierung gesichert. Wer keinen Internetzugang nutzt, erscheint zum Fälligkeitstermin automatisch auf dem Dashboard und wird vom Klinikpersonal telefonisch befragt. Alternativ kann die Erhebung vor Ort am Tablet im Wartezimmer erfolgen. Die Inhalte können in beliebigen Sprachen bereitgestellt werden.
4. Antworten werden geprüft und Scores berechnet
Die Eingaben werden client- und serverseitig validiert; Pflichtfelder, Wertebereiche und Einheiten sind hinterlegt. Mit dynamischen Bedingungen wird dafür gesorgt, dass nur relevante Fragen erscheinen. Aus den Antworten berechnet die Plattform die Scores der standardisierten Instrumente automatisch und stellt sie als Zeitreihe für das Qualitätsmanagement dar.
5. Ergebnisse landen im klinischen Alltag und in der Auswertung
Aus den Erhebungen entsteht ein Bericht zu den bisherigen Einschätzungen des Patienten, der über eine Schnittstelle an das Klinik-Informationssystem übergeben wird und dort ohne Medienbruch einsehbar ist. Im Analytics-Dashboard stehen Teilnahmequote, Scores und Verläufe in Echtzeit bereit, gefiltert nach Fachbereich, Station, Operateur, Zeitraum, Aufenthaltsart oder Versicherungsklasse. Konfigurierte Schwellenwerte lösen automatisch eine Benachrichtigung aus; offene Fälle lassen sich über Patientenlisten und ein KANBAN-Board bis zum Abschluss der Massnahme nachverfolgen.
Integration in KIS, PDMS und Register
PROMs- und PREMs-Daten sind nur dann nützlich, wenn sie dort ankommen, wo behandelt und entschieden wird. sublimd ist deshalb auf tiefe Integration in die bestehende Systemlandschaft ausgelegt: eingehend über HL7 (ADT, SIU, ORU), FHIR, REST-API oder Datei-Upload, ausgehend über HL7, FHIR, API-Aufruf, Dateiexport oder direkten Datenbank-Lesezugriff. Aus dem Klinikinformationssystem heraus lässt sich über einen kontextsensitiven Link direkt in den richtigen Fall springen.
Für Register und Forschungsdatenbanken gilt: Jede Anbindung ist möglich, sofern das Register eine Schnittstelle anbietet. Wo das nicht der Fall ist, erfolgt die Übergabe automatisiert per E-Mail mit angehängter CSV- oder Excel-Datei. Die strukturierten Rohdaten stehen zusätzlich als CSV- und XLS-Export bereit und können zeitgesteuert an ein Data-Warehouse oder an Statistiksoftware wie SPSS, R oder Power BI übergeben werden. Für Studien lassen sich Daten pseudonymisieren oder anonymisieren; die klinische Forschung erhält damit unmittelbar nutzbare Datensätze.
Auswertung: Teilnahmequote, Verlauf und Benchmarking
Das Analytics-Modul beantwortet die Fragen, die im Qualitätsmanagement zuerst gestellt werden: Wie viele der eingeschlossenen Patientinnen und Patienten haben geantwortet, aufgeschlüsselt nach Fragebogen, Befragungszeitpunkt, Fachbereich und Follow-up-Fenster? Wie lange hat es gedauert, bis ein Fragebogen gestartet und abgeschlossen wurde? Wie viele Erinnerungen waren nötig, und welche Fragen werden übersprungen? Diese Kennzahlen helfen, den Rücklauf zu maximieren.
Für das Behandlungsteam steht der Verlauf im Vordergrund: Entwicklungen über die Zeit, grafisch aufbereitet und direkt im Patientengespräch besprechbar. Für die Klinikleitung zählen die Vergleiche zwischen Abteilungen, Fachbereichen, Standorten und Versicherungsklassen. Wo standardisierte Instrumente eingesetzt werden, lassen sich die eigenen Ergebnisse zusätzlich mit den publizierten Referenzwerten dieser Instrumente einordnen.
„Die Erhebung und Auswertung von Kennzahlen zur Qualitätssicherung nehmen zu und gewinnen an Bedeutung. Umso wichtiger, dass wir mit sublimd nun ein Tool im Einsatz haben, das die Datensammlung bei Patientinnen und Patienten digital unterstützt und dank Automatismen effizient und wo möglich ohne personelle Ressourcen abwickelt.“
— Dr. med. Jacques Moerlen, CMO Merian Iselin Klinik
Datenschutz und On-Premise-Betrieb
sublimd wird On-Premise auf einem Server der Klinik betrieben; die Daten bleiben in der Infrastruktur der Organisation und unter eigener Kontrolle. Damit gelten für die Befragungsdaten dieselben Datenschutz- und Compliance-Vorgaben wie für alle übrigen Daten in der Organisation. Die Architektur trennt eine öffentliche von einer privaten Zone und wurde von Sicherheitsverantwortlichen mehrerer Kliniken geprüft. Mehrere Penetrationstests haben die Plattform von aussen auf Schwachstellen überprüft. Der Datenzugriff ist über Active Directory und ein fein granulares Rollen- und Rechtekonzept geregelt (bis hin zu Lese- und Schreibrechten auf einzelnen Datenpunkten) und wird in einem Audit Trail protokolliert. Einwilligungen für Behandlung, Erhebung und Forschung lassen sich verwalten und widerrufen.
PROMs und PREMs als Teil der Patient Journey
Befragungsdaten sind umso aussagekräftiger, je besser sie mit den übrigen Schritten der Patient Journey verknüpft sind. Daten, die bereits vor dem Eingriff erhoben wurden, lassen sich in der Aufklärung und im Patienten-Onboarding wiederverwenden, statt sie erneut abzufragen. In der digitalen Patientenaufklärung und in der digitalen Anamnese greifen dieselben Mechanismen: automatischer Einschluss, Erinnerungen, Validierung und Übergabe an das KIS.
Wie das in der Praxis aussieht, zeigen die Fallstudien: Das Zuger Kantonsspital erhebt HOOS-12 und KOOS-12 vor und nach orthopädischen Eingriffen und hat die Erhebung später auf die Kardiologie ausgeweitet. Die Adullam Spitäler haben eine Vorgängerlösung abgelöst und die Ergebnisse direkt ins KIS integriert. Die Merian Iselin Klinik erhebt PROMs vor und nach Operationen, die PREMs-Befragung läuft ergänzend für alle stationären Patientinnen und Patienten sowie im Ortho-Notfall.
Hauptvorteile von PROMs und PREMs mit sublimd
Automatische Verwaltung der Patientenkohorten
sublimd analysiert kontinuierlich die über die Schnittstellen eingehenden Daten und ordnet Patientinnen und Patienten automatisch der passenden PROMs-Kohorte zu. Erhebungen werden auch automatisiert beendet, z.B. bei einem Todesfall. Auslöser wie Fallanlage, OP-Termin, Eintritt, Austritt oder ICD-10- und CHOP-Codes übernimmt sublimd React. In den Adullam Spitälern müssen Patientinnen und Patienten seither nicht mehr manuell herausgesucht werden.
Hoher Rücklauf, gezielt gesteuert
Benachrichtigungen werden automatisch zum festgelegten Zeitpunkt verschickt, z.B. sechs, zwölf und 24 Monate nach einer Operation. Konfigurierbare Erinnerungen und die telefonische Befragung über das integrierte Dashboard sorgen für eine hohe Rücklaufquote. In der Merian Iselin Klinik sieht das Qualitätsmanagement im Dashboard, wer wann angerufen werden muss, und führt dafür keine Listen mehr. Die Teilnahmequote wird pro Fragebogen, Befragungszeitpunkt und Fachbereich ausgewiesen, damit sich der Rücklauf gezielt steuern lässt.
Kritische Rückmeldungen landen beim Qualitätsmanagement
Konfigurierte Kriterien (z.B. niedrige Zufriedenheit) lösen automatisch Benachrichtigungen an das Qualitätsmanagement aus. Dynamische Patientenlisten zeigen die relevanten Fälle auf einen Blick, z.B. alle negativen Bewertungen. Die Pflegedirektorin der Merian Iselin Klinik erhält die Auswertungen nach eigenen Worten «sehr zeitnah» und kann «situativ sofort reagieren».
Echtzeit-Auswertungen mit flexiblen Filteroptionen
Das integrierte Analytics-Modul liefert Auswertungen in Echtzeit. Filter nach Abteilung, Fachgebiet, Operateur, Aufenthaltsart, Versicherungsklasse oder Zeitraum ermöglichen tiefergehende Analysen und präzise Vergleiche zwischen Patientengruppen (z.B. für internes Benchmarking).
Automatische Datenübertragung an Register
Erhobene Daten werden automatisiert mit externen Registern und Forschungsdatenbanken synchronisiert, über REST-API oder FHIR. Wo ein Register keine Schnittstelle anbietet, erfolgt die Übergabe per automatisiertem CSV- oder XLS-Versand.
Ergebnisse dort, wo behandelt wird
Aus den Erhebungen entsteht ein übersichtliches Dokument zu den bisherigen Einschätzungen des Patienten. Es wird über eine HL7- oder FHIR-Schnittstelle automatisch an das Klinik-Informationssystem übergeben und ist dort ohne Medienbruch einsehbar, auf Wunsch mit kontextsensitivem Link aus dem KIS direkt in die Patientenakte.
Verlauf statt Momentaufnahme
Zu jedem Patienten entsteht über die Zeit eine Verlaufskurve der Scores. So lassen sich Veränderungen nach einem Eingriff mit dem Patienten besprechen und Kohorten über Befragungszeitpunkte hinweg vergleichen, statt einzelne Momentaufnahmen zu betrachten.
Datenschutz: Datenhaltung in der eigenen Infrastruktur
sublimd läuft On-Premise auf einem Server im Spital; die Daten bleiben in der Infrastruktur der Organisation. Der Zugriff ist rollenbasiert über Active Directory geregelt, jeder Zugriff wird im Audit Trail protokolliert. Patientinnen und Patienten melden sich mit Zwei-Faktor-Authentifizierung an, ohne App-Installation und ohne Kontoerstellung.
„Die Rücklaufquote mit sublimd übertrifft die Erwartungen bei Weitem.“
