Institut für Radiologie in der Merian Iselin Klinik

Im Institut für Radiologie der Merian Iselin Klinik werden jährlich bei rund 20’000 Patientinnen und Patienten radiologische Untersuchungen und Interventionen durchgeführt.

Gemeinsam mit dem Fachpersonal des Instituts für Radiologie und der Stabsstelle der Klinikleitung der Merian Iselin Klinik haben wir im 2023 auf Basis der sublimd Clinic Suite für die Radiologie mit den Modulen Check-in, Outline und Sign eine massgeschneiderte Lösung erarbeitet.

Herausforderung

Zur sicheren Durchführung radiologischer Untersuchungen ist es erforderlich, dass Patientinnen und Patienten im Vorfeld einen Gesundheitsfragebogen beantworten. Die Angaben dienen als Grundlage für das Aufklärungsgespräch zwischen Fachperson und Patient, in dem Einzelheiten zur Untersuchung und allfällige Fragen der Patientin besprochen werden. Abschliessend wird gemeinsam eine Einverständniserklärung und eine Einwilligung in die Datenbearbeitung unterzeichnet.

Der bisherige analoge Prozess zur Datengewinnung auf Papier war mit einem erheblichen Aufwand für das Fachpersonal sowie Kosten für Druck der verschiedenen Formulare verbunden. Die Patientinnen und Patienten erhielten vom Empfang der Radiologie die Formulare ausgehändigt mit der Bitte, diese im Wartezimmer auszufüllen. Damit Patientinnen und Patienten Informationen nicht mehrfach angeben mussten, wurde jeder Termin von den Mitarbeiterinnen der Radiologie einzeln vorbereitet und bereits vorhandene Daten manuell übertragen. Somit war der administrative Aufwand zur Vorbereitung des Termins hoch, gefolgt von zusätzlichem Aufwand für das nachträgliche Einscannen des Gesundheitsfragebogens und der Einverständniserklärung. Wie bei allen papiergebundenen Prozessen bestand zudem das Risiko, dass einzelne Dokumente verloren gehen oder mehrmals in die Hand genommen werden.

Lösung

Gemeinsam mit der Merian Iselin Klinik haben wir auf Basis der sublimd Plattform für Digital Health eine massgeschneiderte Lösung erarbeitet, welche den gesamten Prozess der Patientenaufklärung in der Radiologie digitalisiert und weitgehend automatisiert.

sublimd Core nimmt alle Radiologie-Termine via HL7-Schnittstelle entgegen und stellt die für die Patientenaufklärung notwendigen Fragebogen und Einverständniserklärungen automatisch und personalisiert zusammen. Neben einfachen Einzeluntersuchungen werden auch digitale Patientenaufklärungen für mehrere Untersuchungsmodalitäten (z.B. CT und MR) am selben Termin unterstützt, wobei die Software sicherstellt, dass Patienten überschneidende Fragen nur einmal beantworten müssen. Um den Prozess für Patienten mit einer chronischen Erkrankung zu vereinfachen, wird bei wiederkehrenden Untersuchungen automatisch der letzte Stand des Gesundheitsfragebogens übernommen, sofern dieser nicht zu lange her ist.

Mit sublimd React werden Patienten mit einer bevorstehenden Untersuchung automatisch zum richtigen Zeitpunkt aufgefordert, die bereitgestellten Patienteninformationen durchzulesen und den Gesundheitsfragebogen zu beantworten. Die Benachrichtigung erfolgt entweder über das von der Klinik eingesetzte Patientenportal (heyPatient) oder via E-Mail.

Um die Rücklaufquote zu erhöhen, wird bei Bedarf kurz vor dem Termin ein Reminder versendet. Neben dem Ausfüllen des Gesundheitsfragebogens zu Hause besteht alternativ auch die Möglichkeit, diesen vor Ort im Wartezimmer an einem Tablet auszufüllen.

sublimd Check-in führt die Patienten durch den Aufklärungsprozess: Zuerst werden wichtige Informationen zu den bevorstehenden Untersuchungen angezeigt und im Anschluss wird der Gesundheitsfragebogen erhoben. Um den Onboarding-Prozess weiter zu optimieren, werden die Patienten ausserdem aufgefordert, ihre Stamm- und Versicherungsdaten zu überprüfen. Allfällige Korrekturen werden direkt an das Sekretariat übermittelt. An dieser Stelle wird auch eine Einwilligung zur Datenbearbeitung durch die Klinik angefordert. Sämtliche Inhalte sind für die Patienten in vier Sprachen verfügbar (deutsch, englisch, französisch und italienisch).

Nachdem alle relevanten Informationen erhoben sind, findet das Aufklärungsgespräch mit der Radiologie-Fachperson statt. Am Tablet können die Fachpersonen die Einverständniserklärung über sublimd Outline ergänzen. Neben einer strukturierten Dateneingabe werden auch handschriftliche Notizen oder erklärende Zeichnungen als Teil des Einverständniserklärungsdokuments unterstützt. Zum Schluss wird das dynamisch zusammengestellte PDF-Dokument mit sublimd Sign von Patientin und Fachperson direkt am Tablet unterzeichnet. Einverständniserklärung sowie Einwilligung zur Datenbearbeitung werden via Schnittstelle an das Radiologie- bzw. Klinik-Informationssystem (RIS / KIS) übermittelt und können im entsprechenden Fall abgerufen werden.

In der integrierten Patientenliste von sublimd werden alle Untersuchungen des Tages angezeigt, inklusive Status, ob alle Fragebogen beantwortet wurden bzw. der Prozess vollständig abgeschlossen ist.

Fazit

Die Einführung der sublimd Plattform im Institut für Radiologie der Merian Iselin Klinik hat den radiologischen Aufklärungsprozess effektiv optimiert. Die nahtlose Terminintegration mit automatisierter Zusammenstellung der relevanten Aufklärungsunterlagen und die benutzerfreundliche Patientenkommunikation tragen nicht nur zur Minimierung des Verwaltungsaufwandes bei, sondern verbessern auch die Patient Journey.

Die sublimd Clinic Suite für die Radiologie trägt als moderne Lösung dazu bei, die Effizienz zu steigern und die medizinische Betreuung wieder stärker in den Fokus zu rücken.